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Text File  |  1996-07-20  |  5KB  |  94 lines
  1. Fax Checks Now 2.0 - Quick Set-up Notes     
  2.  
  3. 7/22/96
  4.  
  5. Passwords
  6.  
  7. When you have faxed your order form to DigiMax (order form can be printed from demo)
  8.  your order will be processed using Fax Checks Now. The passwords will then be emailed
  9. or given to you via a phone call. There is a password for Fax Check Now 2.0 / FCNData 
  10. File and for the MICR font.
  11.  
  12. Version 2.0
  13.  
  14. Fax Check Now 2.0 is compatible with version 2 or 3 of FileMaker Pro. We have written the
  15. new file in version 2.1 format so that is accessible to most users. If you have version 3.0  of 
  16. FileMaker Pro you will prompted to save this file in the new format when you open it for the
  17. first time.
  18.  
  19. Fax Check Now 2.0 now has two FileMaker Pro files included: "Fax Checks Now" and 
  20. "FCN Data File".These two files are linked to allow automatic entry of customer and bank 
  21. information when preparing check drafts. Open the "FCN Data File" to enter in customer and 
  22. bank info. when a customer places a first time order. You will notice that a number (in red) is
  23.  placed in the field called "Cust. Acct. #" and is unique to that customer. You may replace this 
  24. number if your business uses different customer account numbering.
  25.  
  26. When you wish to write a check draft for that customer in Fax Checks Now, all you need to do is
  27. open "Fax Checks Now", create a new record and and enter the unique "Cust. Acct. #" that you've 
  28. already established. Then hit the TAB key. Fax Checks Now will "pull" the associated information* 
  29. and fill in the check draft for you. Then just fill in the "Make the check payable to" and the "amount"
  30.  field. The check is ready to be printed.
  31.  
  32. Optional fields
  33.  
  34. Within the "FCN Data File" :  If you plan on having all drafts made out to you ot your business,
  35. fill in your name or business name in the "Make the check payable to" field when a new customer
  36. record is filled in. DO NOT enter a dollar amount unless you wish to have the same amount
  37. entered each time a new draft is auto-entered for that customer.
  38.  
  39. * Note: The "FCN Data File" does not have to be open for Fax Checks Now to "pull" the info.
  40. needed for auto-entry, although it is a good idea to keep both files open if you're entering new 
  41. customers on a regular basis.
  42.  
  43. Laser Check Stock
  44.  
  45. This is the one item that you will need in order to print the final product. This software
  46. uses standard 3.5" x 8.5" laser checkstock. This is readily available from several mail-
  47. order sources and can also be found at certain office supply retail stores. DigiMax offers
  48. very competetive pricng on laser checkstock. Please indicate on your order form if you 
  49. would like pricing on our checkstock.
  50.  
  51. When processing checks . . .
  52.  
  53. Keep in mind that checks that are created with this software are deposited to your
  54. business account as if it was the customers original.  It is very important that the 
  55. information that you take from the customers check be accurate because if the
  56. check bounces due to your error you must pay the fee, and your customer will
  57. be unhappy if he or she is charged as well.  It is wise to take a second look at the 
  58. checks that you have processed before depositing them. Remember, when you 
  59. deposit the processed check you are assuring the bank that they will not not be 
  60. responsible if the check if it is returned (this is true of any check you deposit).
  61.  
  62. To process orders, have the customer fax the check on an order form similar to the
  63. order form that is found within Fax Checks Now. It is helpful if the bank information
  64. is printed on the order form as it is often shown in small print on the original check.
  65. If there is a number that seems hard to read on the fax it might be a good idea to call 
  66. the customer to verify it. In fact, phoning is also a helpful  way to verify that the customer
  67. is "for real".
  68.  
  69. Common Sense . . .
  70.  
  71. -Unless you know your customer, ship the order only after the check has cleared.
  72.  Once your aquainted with a customer you can extend your good wishes & trust.
  73.  
  74. -Consider establishing a faxed check arrangement with busineses. Other companies
  75.   often do not like using credit cards, and it will speed up things for both parties.
  76.  
  77. -Always keep the copy of the customers' signed check that has been faxed to you,
  78.  This is your record of the sale.
  79.  
  80. Toner Density . . .
  81.  
  82. If you're laser printer page set-up or print dialog has an option for pring density choose the 
  83. heaviest density when printing checks. Laser toner contains magnetic content. The heavier 
  84. the density, the easier it is for bank scanners to read the magnetic numbers on your checks.
  85. When you need to replace your next toner cartridge you should consider spending the extra
  86. $10 or $20 and requesting "MICR" toner. It simply contains a bit more magnetic content than 
  87. ordinary toner and is intended for users who print checks in addition to letters, invoices, and
  88. so on. In our experience, though,  regular toner is adequate in most cases.
  89.  
  90. We hope you enjoy our product . . .
  91.  
  92. If you have any questions you may email us at: DigiMax@aol.com
  93.  
  94. This software is "as is" with no liability expressed or implied. The author assumes no responsibility for any defect in the performance of this software. All transactions and/or checks processed with this software are the sole responsibility of the end user. ©1996 DigiMax - All Rights Reserved.